COVID на А4. СГК приглашает потребителей переходить на электронный документооборот

COVID на А4. СГК приглашает потребителей переходить на электронный документооборот

Из-за коронавируса Сибирская генерирующая компания меняет систему обмена документами. Как именно и какую альтернативу нашим потребителям и партнерам предлагаем? Рассказываем.

В условиях карантина все входящие документы на бумаге отлёживаются в специальных лотках 5 дней. И только потом сотрудники офисов, Центров обслуживания клиентов, теплосбытовых подразделений могут с ними работать. Пятидневное хранение — гарантия того, что вирус на бумаге не сохранится.

Конечно, это значительно замедляет процесс обмена документами: потребители вынуждены дольше обычного ждать подписанные счета-фактуры, отчеты, акты, ответы на письма и т. п.

Документы отлеживаются 5 дней
Документы отлеживаются 5 дней
Скачать


Поэтому нашим потребителям и партнерам мы предлагаем переходить на электронный документооборот. Что это такое?

В Кемерове 700 юридических лиц, потребителей тепла от электростанций СГК, используют электронный документооборот. Это 17% от общего числа потребителей. 

Например, теплосбытовое подразделение СГК в Кемерове использует две системы электронного документооборота, они аккредитованы в Федеральной налоговой службе:
  • система «Диадок»,
  • система «СБиС».
На деле это электронные площадки, которые по принципу работы схожи с электронной почтой. В них происходит отправка и получение всей документации в электронном виде. Такие документы подписываются электронной подписью, но имеют точно такую же юридическую силу, как и бумажные, с подписью и печатью организации.


Что можно отправлять и получать электронно

  1. Все платежные документы: счета, универсальные передаточные документы (УПД), универсальные корректировочные документы (УКД), акты сверки, счета-фактуры и др.
  2. Отчеты по показаниям приборов учёта тепла и горячей воды.
  3. Документы для заключения, расторжения, изменения договоров теплоснабжения. 
  4. Официальные письма, запросы, обращения, коммерческие предложения и т. д.
Вместо гор бумаги — электронные документы
Вместо гор бумаги — электронные документы
Скачать

Главный бонус электронного документооборота — скорость обмена. Потребителям СГК не нужно лично ехать в Центры обслуживания клиентов, нет необходимости отправлять документы по почте и ждать ответной корреспонденции.
  

Что нужно, чтобы обмениваться документами в электронном виде

  • Быть подключённым к системе «Диадок» или «СБиС».
  • Иметь квалифицированную электронную цифровую подпись.
Электронная цифровая подпись — набор символов, в которых зашифрована информация о ее владельце. Такую подпись прикладывают к электронному документу, чтобы подтвердить его авторство, обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность. Изменить или подменить документ, скрепленный такой подписью, уже не получится.

Настоящее диктует нам новые требования. СГК выступает не только за использование современных возможностей цифровизации, но в первую очередь — за безопасность и удобство потребителей, партнеров и сотрудников компании.